7 strumenti per il project management

A cosa servono gli strumenti per il project management e come scegliere i migliori?
Si tratta di una domanda molto frequente, dato anche l’ampio panorama di tool disponibili sul mercato. Il project manager, come sa benissimo chi lavora in quest’ambito, è molto complesso. Si tratta di un mondo fatto di scadenza, compiti e ruoli. Il minimo contrattempo potrebbe incidere negativamente sul risultato finale e sul progetto.

Per evitare problemi del genere, esistono per l’appunto diversi strumenti. Selezionarli, però, potrebbe essere complesso: ecco perché abbiamo stilato un elenco di tool utili da non sottovalutare.

Strumenti per il project management, perché usarli

Gli strumenti per il project management non vanno assolutamente sottovalutati per diversi motivi. Innanzitutto, perché permettono di aumentare l’efficienza. Molti dei tool scelti possono semplificare il lavoro grazie alle automazioni, migliorando quindi la produttività.
Tali strumenti sono fondamentali per migliorare e organizzare l’andamento del progetto, gestendone ogni aspetto.

Inoltre, promuovono la collaborazione tra i vari membri del team, che utilizzando un solo tool resteranno sempre connessi e aggiornati. Usare gli strumenti significa gestire al meglio le risorse e arginare i possibili rischi. Si ha sempre la possibilità di avere di fronte una panoramica dello stato di avanzamento del progetto, in modo da poterci rendere conto, in ogni momento, se qualcosa non sta funzionando come dovrebbe.

Come scegliere i migliori strumenti per il project management

Scegliere i migliori strumenti per il project management, a causa dell’enorme offerta disponibile sul mercato, potrebbe sembrare un’impresa ardua. Eppure, ci sono diversi indicatori che possono aiutarci e orientare la nostra scelta. Innanzitutto, bisogna partire dalle esigenze. Occorre, cioè, valutare il progetto, le sue dimensioni e la struttura del team di lavoro.

Questi dettagli sono fondamentali quando si sceglie uno strumento, perché permetterà di individuare gli indicatori successivi. Bisognerà infatti, in secondo luogo, individuare le funzionalità che ci servono. Tra queste, stabiliremo le priorità e le funzioni avanzate che ci servono (e che dovremo cercare negli strumenti).
Sulla base delle funzioni che ci servono, potremo stilare poi una lista di strumenti per il project management. In caso di dubbi, bisogna ricordare che spesso gli strumenti mettono a disposizione versioni test o una prova gratuita. Si tratta di un’opportunità da non sottovalutare, perché ci permette di comprendere se il tool soddisfa o meno le nostre esigenze.

Solo dopo aver compiuto tutti i passaggi appena analizzati si potrà arrivare alla scelta finale dello strumento adatto a noi.

Le funzionalità che non dovrebbero mai mancare agli strumenti per il project management

Quando ci si interroga sugli strumenti per il project management, esistono tutta una serie di funzionalità che non dovrebbero mai mancare.

Tra quelle principali abbiamo:

• funzione di collaborazione: questa funzionalità permette ai membri del team di collaborare, condividere file e scrivere commenti;
• gestione delle attività: una funzione che generalmente permette di assegnare compiti, scadenze e priorità, ed è quindi utilissima per la corretta gestione del lavoro;
• AI: anche se un tempo era un optional, la possibilità di utilizzare l’Intelligenza Artificiale per migliorare il lavoro è ormai considerata una funzione di base e un must di un ottimo strumento.

Quelle appena analizzate sono però delle funzioni di base. A seconda del progetto, è possibile anche ricercare delle funzionalità aggiuntive negli strumenti per il project management, come:

• report: la creazione di report di monitoraggio può essere necessaria in quei progetti che necessitano di analizzare costantemente i dati, anche in itinere;
• personalizzazione: funzione utilissima quando il project manager e il suo team hanno esigenze specifiche, per cui è necessario adattare il tool;
• automazioni: permettono di velocizzare processi e di semplificare il lavoro, soprattutto quando il progetto prevede molte azioni routinarie.

I principali strumenti per il project management

Cerchiamo ora di capire quali sono i migliori strumenti per il project management. Ne abbiamo selezionati sette che, a nostro avviso, sono molto utili e non dovrebbero mai mancare.

Asana

Tra gli strumenti per il project management più utilizzati, innanzitutto, abbiamo Asana. Questo tool è molto usato per la sua facilità di utilizzo: la piattaforma è infatti semplice e intuitiva da usare.
Permette inoltre di analizzare il progetto in maniera rapida, oltre che di controllare il flusso di lavoro e di gestirlo agevolmente.

Uno dei suoi punti di forza riguarda la semplicità con cui i membri del team si possono aggiungere e gestire. Inoltre, lo strumento ha anche l’AI integrata.

Trello

Trello è un software ideale per chi preferisce la visualizzazione in stile Bacheca. Si tratta inoltre di uno degli strumenti di project management ideale per chi cerca la gestione semplice di progetti complessi.
Permette di aggiornare rapidamente lo stato delle attività e di personalizzare schede e flussi di lavoro. Tuttavia, può risultare limitato per progetti complessi e non offre supporto 24 ore su 24.

Monday

Monday.com è un software adattabile ad aziende di tutte le dimensioni, dalla startup a quelle consolidate.
Permette di gestire progetti semplici o complessi con diverse visualizzazioni. Tuttavia, molte integrazioni richiedono piani costosi. Il software è gratuito fino a 49 postazioni.

ClickUp

È uno degli strumenti per il project management tra i più versatili, apprezzato per le sue funzionalità avanzate e l’organizzazione dei documenti.
La piattaforma offre aggiornamenti rapidi e migliora costantemente l’esperienza utente, ora arricchita dall’intelligenza artificiale.

Basecamp

Molto utilizzato da chi necessita di collaborare online, si tratta di uno degli strumenti per il project management ideali per piccoli team.
La sua interfaccia intuitiva favorisce la comunicazione tramite bacheche. Inoltre, rende possibile la condivisione di file e liste di cose da fare.

Smartsheet

Si tratta di un software di project management con un layout simile a Excel. Consente il monitoraggio delle attività, e permette l’uso di grafici e dashboard in tempo reale.
È ideale per i progetti che richiedono collaborazione e prevede diverse integrazioni con strumenti esterni. Tuttavia, non permette di creare documenti e obiettivi.

TeamWork

Non possiamo non inserire nella listra dei migliori strumenti per il project management anche TeamWork. Questo tool è ottimo per il monitoraggio delle prestazioni e per la reportistica. Consente di creare dashboard personalizzate per tenere traccia di metriche come finanze e carichi di lavoro, aiutando a identificare i problemi in anticipo.
Tuttavia, molte funzionalità necessarie richiedono un piano a pagamento.