Tecnica del Pomodoro: il sistema di gestione del tempo che funziona davvero

Ad oggi, la tecnica del pomodoro è uno dei metodi più utilizzati per portare a termine velocemente le cose da fare e gestire il tempo in modo funzionale.
Scopriamo insieme in che cosa consiste e che vantaggi offre!

Che cos’è la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è un metodo che permette di affrontare il lavoro suddividendolo in brevi periodi di tempo, al termine dei quali prendere delle pause.
Suddividendo il lavoro in blocchi gestibili, 25 minuti di lavoro e 5 di pause è infatti possibile:

• affrontare un’attività alla volta;
• ridurre lo sforzo mentale;
• aumentare la concentrazione;
• massimizzare la produttività;
• avere tutti i progetti sotto controllo.

Il suo funzionamento è molto semplice. È necessario impostare un timer su 25 minuti e prendere, dalla lista di cose da fare, una sola attività per volta.
In questo periodo evitare di distrarsi, leggendo SMS, controllando i social media o svolgendo qualsiasi altra attività se non quella stabilita. Una volta terminato il tempo, prendersi una pausa di 5 minuti, utile per sviluppare una maggior motivazione intrinseca, la creatività e, in generale, per il cervello. Ripetere il ciclo per quattro volte. Dopo la quarta sessione lavorativa, prendersi una pausa più lunga, di circa 20-30 minuti.

La tecnica del pomodoro venne ideato negli anni ’80 dall’innovatore Francesco Cirillo, quando era uno studente universitario. L’uomo, che aveva problemi a gestire il proprio tempo, decise di cronometrarsi in una sessione di studio continua di 10 minuti usando un timer da cucina a forma di pomodoro. Dopo ripetuti tentativi, errori e ritocchi, diede vita al metodo.

Come creare un piano di lavoro efficiente con la tecnica del pomodoro

Come abbiamo visto finora, la tecnica del pomodoro ruota attorno a blocchi di sessioni di lavoro mirate con brevi pause frequenti.
Un pomodoro rappresenta una sessione di lavoro di 25 minuti, a cui segue una pausa di 5 minuti. Dopo quattro pomodori, si fa una pausa lunga. Il presupposto alla base del metodo è che, con sedute di lavoro brevi, sia più semplice essere produttivi rimanendo motivati.

Per creare un piano di lavoro efficiente è necessario:

• pianificare le attività scomponendole da complesse a più semplici. Ad esempio, per scrivere un rapporto è possibile suddividere ogni fase del processo in ricerca, schema, bozza e modifica;
• impostare un timer da 25 minuti per tenere traccia delle sessioni: oltre a quelli fisici, ad oggi, esistono anche app che includono già il metodo;
• elencare le attività da portare a termine in ordine di priorità: selezionare la prima attività su cui lavorare e procedere con i primi 25 minuti. A fine sessione, annotare ciò che si è riusciti a realizzare e fare una pausa di cinque minuti;
• concludere altre tre sessioni, ripetendo i passaggi precedenti e, una volta conclusa la quarta fase, prendersi una pausa di 15-30 minuti;
• ripetere il ciclo monitorando il numero di sessioni necessarie per completare un’attività. A livello generale, per chi lavora a tempo pieno ne sono necessarie 16 al giorno.

Come gestire pause ed inconvenienti

Un aspetto da non sottovalutare mai nella tecnica del pomodoro è quello riservato alle pause. La loro funzione è infatti fondamentale, in quanto servono a rilassare la mente, riposare e allo stesso tempo assorbire le informazioni accumulate fino ad allora.
È quindi necessario prendersi una pausa dal computer e non fare nulla che impegni troppo il cervello. Tra i suggerimenti migliori:

• fare dell’attività fisica, come stretching, esercizi o anche solo una passeggiata;
• fare meditazione, yoga o utilizzare una tecnica di rilassamento;
• riordinare la scrivania, per metaforicamente sistemare le idee;
• fare uno spuntino sano ed equilibrato, come un frutto o uno yogurt e preparare una tazza di tè;
• ascoltare musica.

La tecnica del pomodoro, permettendo di fare pause frequenti, consente di ricaricarsi fisicamente e mentalmente, permettendo alla mente di concentrarsi sulle attività rimanenti della giornata.
Inoltre, quando si lavora in team capita spesso che, pur evitando le distrazioni al meglio, si presentino fattori esterni al di fuori del proprio controllo, come ad esempio qualche collega che diventa fonte di disturbo o interruzione. In questi casi è necessario:

• comunicare all’altra persona in modo gentile e rispettoso di essere al momento impegnati;
• accordarsi di discutere il problema in un’altra occasione;
• rimandare la discussione con l’altra persona una volta terminata la sessione.

Vantaggi del metodo

La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo molto popolare proprio perché presenta molti benefici ed aspetti positivi.
Tra i principali:

• migliorare la concentrazione: imparare a concentrarsi su una sola attività alla volta permette di produrre un lavoro di qualità superiore in minor tempo;
• facilitare la pianificazione dei progetti: una volta immagazzinato il metodo, esso sarà ripetibile in modo automatico e sempre con maggiore precisione;
• ridurre le distrazioni, ottimizzando così lì ambiente di lavoro e aumentando la concentrazione;
• diminuire la stanchezza mentale: fare pause regolari permette al cervello di riposare in modo da poter successivamente tornare a concentrarsi senza accusare la stanchezza e ridurre le prestazioni;
• mantenere alta la motivazione: scomporre le attività e svolgerle in brevi sedute, provoca un senso di soddisfazione nel vedere quanto si riesce a fare in 25 minuti. Questa sensazione spinge a mantenere alta la produttività.

Come abbiamo visto insieme, la tecnica del pomodoro è una tecnica molto efficace che, tra le altre cose, aiuta ad allontanare la procrastinazione. Inoltre, una volta acquisita una buona padronanza del metodo, è possibile stimare il numero di sessioni necessarie per ogni differente attività, fattore estremamente utile per pianificare flussi di lavoro o tempistiche di progetti futuri.