Board Kanban: organizza i tuoi progetti con facilità

Tra gli strumenti di gestione di un progetto di lavoro le board Kanban sono molto efficienti da più di un punto di vista, soprattutto quando si lavora in gruppo. Consentono infatti di visualizzare il flusso di lavoro in maniera chiara, evitando di dover apportare correzioni a posteriori e perciò migliorando l’efficienza del team.
Se ne può realizzare una sia su un supporto fisico come un foglio o una lavagna che optare per il formato digitale. Naturalmente utilizzando la seconda soluzione questo strumento di programmazione visiva risulta più flessibile rispetto a uno disegnato a mano. All’inizio tuttavia la lavagna era probabilmente il supporto preferito considerato che la parola Kanban in giapponese significa “cartello”.
Nacque nel 2007 insieme al metodo omonimo all’interno dell’azienda automobilistica Toyota.

Come è fatta una board Kanban

Per realizzare una di queste rappresentazioni grafiche di un progetto servono più elementi.
Una volta aperta una nuova board, o lavagna, prima di tutto si divide lo spazio in colonne. Il loro numero corrisponde a quello delle fasi in cui si articola il flusso di lavoro. Ognuna di loro subisce variazioni fino al completamento del progetto e le task che le riguardano si riportano all’interno delle card/schede. In ogni card si scrive una delle attività da completare  per quella particolare fase di lavoro.

Una board Kanban deve anche riportare i limiti work-in-progress (WIP), ossia il numero massimo di schede che si può trovare in una colonna. Il WIP può variare fra una colonna e l’altra, ma se per esempio fosse pari a 4 non si dovrà andare oltre. Significa che prima di aggiungere una nuova task si dovranno portare a termine le altre in modo da portarle avanti nel flusso di lavoro.
Mettere questi limiti è fondamentale per non sovraccaricarsi e lavorare in modo più efficiente sulle attività previste. Dato che questo strumento si usa per i lavori di gruppo torna utile il punto di presa in carico. Si tratta di uno spazio dove i membri del team e volendo anche i clienti possono inserire spunti o idee per metterli a disposizione dei colleghi.

Per una maggiore organizzazione oltre alle colonne nello schema si possono inserire anche delle righe orizzontali per compartimentare il lavoro. Questi elementi si chiamano Swimlane Kanban. Infine troviamo il punto di consegna, ossia il traguardo finale del flusso di lavoro.
Quando lo si raggiunge il progetto è ultimato e si può finalmente consegnare al cliente.

Quali sono i vantaggi del suo utilizzo

Iniziare a usare le board Kanban nella propria azienda può portare diversi vantaggi, tra cui il primo da nominare è l’impatto positivo che può avere sul team.
Poter avere di fronte una rappresentazione grafica da modificare in tempo reale aiuta a concentrarsi meglio perché si ha qualcosa di tangibile di fronte. Le riunioni fatte senza un supporto visivo su cui riportare modifiche e decisioni sono pesanti, e questo strumento può fare la differenza. Vedere una rappresentazione chiara permette a un team di sentirsi stimolato e quindi più disposto a collaborare. Il progetto che prende forma davanti agli occhi fa sentire i colleghi uniti in vista di un obiettivo comune invece di limitarsi a svolgere il proprio ruolo senza considerare il lavoro degli altri. Anzi, ci si fa un’idea più chiara di quale sia il carico di lavoro di ciascuno senza dare luogo a equivoci.

Questo aspetto della board Kanban torna utile anche per evitare di sprecare tempo e risorse durante il flusso di lavoro. Se si sa con certezza quante task bisogna completare in contemporanea e in quale fase del progetto vanno gestite si sarà in grado di procedere in modo lineare. Grazie alla rappresentazione del flusso di lavoro anzi si saprà sempre a che punto si è e quanto manca al punto di consegna.

Le tipologie di board Kanban

Come accennato prima non c’è problema a realizzarne una con un supporto fisico, e quello che si preferisce è la lavagna. In questo caso è sufficiente disegnare (con il gesso o il pennarello a seconda del materiale) le varie colonne e usare delle note adesive come card. In questo modo spostarle da una fase all’altra è rapido e se si usano post-it di colori diversi l’avanzamento del flusso di lavoro sarà evidente a livello visivo.
Il problema con le board Kanban fisiche si manifesta quando sullo stesso progetto sono al lavoro persone che non fanno riferimento alla stessa sede di lavoro. Quando ad esempio parte del team lavora da remoto diventa difficile tenere traccia dei progressi svolti da questi membri. In più non si può trascurare che molti nelle note potrebbero riassumere il lavoro svolto in modo enigmatico per i colleghi a causa del poco spazio a disposizione. Le board digitali al contrario non hanno questo limite dato che i progressi non si segnano su un supporto fisico. In più permettono di monitorare il flusso di lavoro da qualsiasi luogo tramite il PC o un tablet, senza doversi per forza recare in sala riunioni. Questo facilita la collaborazione, perché tutti hanno modo di vedere in tempo reale le modifiche senza dover chiedere spiegazioni  o chiarimenti ai superiori.

Tra i software che permettono di usare questi sistemi di rappresentazione ce ne sono vari, come Businessmap o Trello. La prima è adatta per le multinazionali dato che contiene funzioni avanzate, mentre la seconda è perfetta anche per team più piccoli.

Come usare al meglio questi strumenti

Chi ha pratica con l’utilizzo delle board Kanban sa che possono tornare utili anche per individuare eventuali problemi legati alla realizzazione del progetto.
Per esempio si può notare se alcune task rimangono più a lungo nella stessa colonna a differenza di altre, segnalando una possibile dilatazione dei tempi richiesti dal progetto. In questo modo un manager può intervenire subito chiedendo solo al dipartimento di competenza e non mobilitare tutto il team.
Se gestita correttamente inoltre la board, fisica o digitale, può diminuire drasticamente il numero di riunioni e incontri richiesti da un progetto. Dato che è possibile vedere come avanza il flusso di lavoro i resoconti sulle attività svolte e quelle completate diventano superflui. E non servono più PowerPoint illustrativi se basta spostare le card di una colonna.