Il ciclo di Deming PDCA per controllare e migliorare i processi

Ad oggi, uno degli obiettivi principali di ogni azienda, quello di crescere e migliorarsi di continuo, si può concretamente realizzare attraverso il ciclo di Deming.

Noto anche come PDCA (Plan-Do-Check-Act), il ciclo di Deming è uno strumento essenziale per chiunque voglia ottimizzare i processi aziendali e migliorare continuamente la qualità delle proprie attività. Questo approccio, ideato dal famoso statistico W. Edwards Deming, è un metodo sistematico e ripetitivo che permette di pianificare, implementare, verificare e adattare ogni fase di un processo, garantendo efficienza e risultati duraturi.

In questo articolo, esploreremo come il ciclo di Deming può essere applicato per il controllo e il miglioramento continuo dei processi, rendendo la tua attività più competitiva e orientata all’eccellenza.

Che cos’è il ciclo di Deming

Il Ciclo di Deming o ciclo di PDCA (da Plan Do Check Act), è un modello universale per l’ottimizzazione della gestione della qualità nelle aziende, in un’ottica di miglioramento continuo nel lungo termine.

La procedura, studiata ed implementata dall’ingegnere statunitense William Edwards Deming negli anni Cinquanta, è divisa in quattro fasi di gestione aziendale quali pianificazione, applicazione, verifica ed attuazione. Questa suddivisione facilita lavoro, pianificazione e controlli al termine delle varie fasi e dell’intero processo, per valutare i risultati raggiunti rispetto agli obiettivi prestabiliti.

Nello specifico, il modello PDCA si occupa di:

• ottimizzare la produzione aziendale
• migliorare i processi lavorativi
• gestire internamente e in modo continuativo la qualità e l’efficientamento operativo
• offrire un prodotto/servizio completo che soddisfi a pieno il cliente
• ridurre qualsiasi tipologia di spreco di risorse
• risolvere problemi ed eventuali criticità

Il ciclo di Deming parte dal presupposto che, per ottenere il miglioramento desiderato sia necessario fare interagire in modo costante ricerca, progettazione, test, produzione e vendita. Il suo ruolo è quindi quello di introdurre degli strumenti idonei per garantire ciò, eliminando gli sprechi e riducendo i costi, attraverso un metodo standardizzato.

In quest’ottica, esso può essere utilizzato quando si rende necessario:

• progettare un nuovo processo
• sviluppare un nuovo servizio o prodotto
• ottimizzare o modificare un processo già consolidato

Le quattro fasi

Come abbiamo accennato precedentemente, il ciclo di Deming si basa su quattro fasi. Nello specifico:

• Pianificazione: si esegue un’analisi della situazione attuale per individuare ed esaminare il problema e le sue cause nel dettaglio. Dopodiché, si valutano i possibili ambiti di intervento e le modifiche o miglioramenti da apportare. In base alle misure necessarie per la risoluzione, è possibile determinare gli obiettivi da raggiungere e attraverso quali processi.
• Applicazione: la fase di implementazione ed esecuzione sperimentale del programma. Tutti i reparti sono coinvolti nell’esecuzione del processo.
  Ad oggi, il modello POC (Proof of Concept) permette prima di testare le misure in un contesto circoscritto, come ad esempio un solo reparto, per poi in caso di successo estenderle a tutta l’azienda.
• Verifica: necessario per comprendere se i risultati auspicati sino stati raggiunti e risultino coerenti con gli obiettivi definiti inizialmente. In caso di discrepanze si attuano gli aggiustamenti necessari per poi allargare la soluzione agli altri reparti;
• Attuazione: implementazione dell’intero processo per poterlo, in caso di successo, renderlo definitivo o, viceversa, apportare miglioramenti. I processi ottimizzati diventano così il nuovo livello di standard da rispettare.

Una volta completate tutte fasi ed appurata l’adeguatezza del processo, si può spostare l’attenzione su un nuovo processo che richiede azioni correttive.

Vantaggi e criticità

Adottare il ciclo di Deming permette numerosi vantaggi, tra cui principalmente:

• efficienza: identificare e rimuovere gli ostacoli che impediscono di raggiungere gli obiettivi prefissati;
• risparmio di tempo e risorse: prevenire problemi futuri, ridurre il tempo e le risorse necessarie per correggere gli errori;
• miglioramento continuo: ottimizzare i processi aziendali in modo costante;
• coinvolgimento dei dipendenti: includere il team migliorando il senso di appartenenza e il coinvolgimento nell’individuazione dei problemi e soluzioni.

Nonostante il modello PDCA presenti numerosi aspetti positivi, è necessario citare anche alcune criticità associate al suo utilizzo.
Nello specifico:

• costi elevati: l’implementazione richiede un investimento in formazione, strumenti e tecnologie, difficile per chi è dotato di risorse limitate;
• mancanza di adattamento alle situazioni: in ambienti altamente instabili o in situazioni di emergenza la soluzione risulta essere meno efficace, prediligendo approcci più agili e flessibili;
• sovraccarico di informazioni: la raccolta e l’analisi delle informazioni può talvolta diventare eccessiva e difficile da gestire;
• difficoltà di attuazione: in organizzazioni grandi e complesse la resistenza al cambiamento può essere elevata e non presentare l’impegno e la collaborazione del team necessaria;
• mancanza di leadership: in caso di mancanza di una o più figure di riferimento in grado di guidare e sostenere l’implementazione del modello, l’efficacia del modello può essere totalmente compromessa.

Il ciclo di Deming a livello pratico

Per comprendere al meglio come funziona il ciclo di Deming a livello pratico è necessario fare un esempio pratico.

Un’organizzazione desidera migliorare la qualità del servizio clienti riducendo e il tempo di risposta alle richieste dei clienti da 24 a 12 ore (obiettivo). Necessario quindi:

• identificare i processi coinvolti nella gestione delle richieste clienti (pianificazione);
• implementare un sistema per la raccolta e l’analisi dei dati sui tempi di risposta;
• addestrare il personale per rispondere in modo efficiente e tempestivo;
• avviare i processi per migliorare la comunicazione tra membri del team e altri reparti coinvolti (applicazione)
• monitorare i tempi di risposta, raccogliere i dati ed analizzarli (verifica).

Si scopre quindi che il tempo medio di risposta è stato ridotto a 12 ore come richiesto (azione) e vengono stabiliti nuovi obiettivi, ricominciando il modello PDCA per raggiungerli.

Come abbiamo analizzato insieme, il ciclo di Deming (PDCA) si caratterizza per avere una struttura semplice da implementare adattabile a qualsiasi tipo di obiettivi e situazioni. Facendo tutti parte dello stesso processo, permette infatti di migliorare l’integrazione all’interno di tutta l’organizzazione.Rimane da sottolineare che, per un’ottimizzazione sostenibile della gestione della qualità in azienda, è necessario procedere ad un’applicazione continua del metodo nel tempo.