Comunicato stampa: la guida pratica per scriverlo in modo efficace

Per comunicare con i media, ad esempio per dare notizie importanti relative alla propria azienda, il comunicato stampa è uno strumento fondamentale. Si tratta di un documento ufficiale ma il suo contenuto può variare a seconda che parli di un nuovo prodotto, dell’acquisizione da parte di un terzo ente o di una promozione speciale.

Il contenuto del comunicato va curato al meglio perché tutte le informazioni e i dati siano chiari e di facile comprensione. L’obiettivo è ottenere copertura mediatica e suscitare l’interesse del pubblico verso il brand in modo da acquisire potenziali clienti e migliorare la propria immagine. Un giornalista di professione è la figura ideale a cui affidarne la scrittura, altrimenti ci sono alcune linee guida da tenere presenti.

Che titolo inserire per il comunicato stampa?

Il primo dettaglio che la testata giornalistica noterà una volta ricevuto il comunicato sarà il suo titolo. Sceglierne uno breve e accattivante  è fondamentale per invogliare a continuare la lettura, altrimenti l’interesse calerà già dalla prima riga. Deve risultare di impatto per il lettore, senza eccedere con la fantasia per non andare fuori tema.

La lunghezza ideale per il titolo è sotto i 70 caratteri, a meno che non riporti un nome elaborato, ad esempio per un evento particolare. Se possibile è meglio non utilizzare aggettivi come “stupendo” o “meraviglioso” perché l’impressione che si dà non è ottimale.
Nel comunicato stampa occorre essere credibili, saranno i giornalisti a renderne più accattivante il contenuto semmai.

Anche se deve attirare l’attenzione mettere i dati già nel titolo non è la mossa migliore perché rivela già le informazioni fondamentali. Questa prima riga deve incuriosire, e mostrare solo numeri può dissuadere il lettore dal continuare temendo un contenuto troppo tecnico.

Il tono da utilizzare nel testo inoltre deve essere professionale senza scadere nelle frasi tipiche dello spot pubblicitario. Non si deve cercare di convincere i giornalisti della qualità dei propri prodotti ma piuttosto dare loro la base di partenza per costruire un articolo interessante.

Una struttura organizzata per paragrafi

Per elaborare un comunicato stampa efficace occorre usare frasi brevi e coincise ma soprattutto organizzare le informazioni con criterio. Utilizzare paragrafi aiuta a dare l’idea di ordine e facilita la lettura ai giornalisti che così capiranno già che struttura dare all’articolo.

Quando occorre fornire dati tecnici la cosa migliore è ricorrere a elenchi puntati o numerati se si tratta delle fasi di un processo. Chi riceve il testo lo scorre velocemente e se le statistiche sono scritte all’interno di un paragrafo di più righe è facile perderne qualcuna. Se invece le si mette separate una sotto l’altra risulteranno più evidenti.

Per rendere più efficace il comunicato stampa a livello di comunicazione conviene anche diminuire l’utilizzo degli avverbi o mettere troppi aggettivi qualificativi all’interno del testo. Fare giri di parole rischia di distogliere l’attenzione dalle informazioni principali che dovranno essere fornire nell’articolo finale.

I paragrafi inoltre andrebbero organizzati in ordine di importanza, ma rimanere unità distinte fra di loro. In fondo al testo inoltre è meglio presentare brevemente la propria azienda citando qualche dato di produzione e allegare i contatti principali.

La regola delle 5W vale anche per il comunicato stampa

Ogni giornalista che si rispetti considera un dogma rispondere alle cinque domande fondamentali. Poiché in lingua inglese queste iniziano tutte con la lettera W più comunemente si parla della regola delle 5 W. Ovvero:

•  Who? (Chi?). Si tratta del soggetto, o meglio del brand nel caso in esame che deve presentarsi per aiutare il giornalista a capire di chi dovrà parlare.

• What? (Cosa?). Dipende dall’occasione per cui si invia il comunicato stampa. Ad esempio l’azienda sta promuovendo un nuovo articolo, ha appena formato una partnership o collaborerà a un progetto.

• Where? (Dove?). Se si tratta di un evento occorre specificare la località, mentre per una promozione spiegare se sarà sullo store online o anche nei punti vendita. Le catene di articoli di elettronica per esempio spesso lanciano le offerte solo sul proprio sito.

• Why? (Perché?). Questa domanda non è trascurabile perché può fornire degli spunti per suscitare maggiore interesse verso il brand. Si può dare qualche cenno sulla mission aziendale che spinge ad appoggiare alcune cause umanitarie o citare una ricorrenza importante per l’azienda.

• When? (Quando?). La durata delle offerte va sempre messa in evidenza per evitare equivoci, così come data e orari di fiere o inaugurazioni. Se ancora non ci sono un giorno o un mese precisi come per il lancio di un nuovo prodotto meglio dare comunque qualche indicazione anche generica.

Le immagini vanno allegate a parte

Oltre a un testo chiaro e coinciso a può tornare utile inviare ai media anche qualche foto da includere poi nell’articolo finale (cartaceo o digitale). Si deve trattare di immagini di buona qualità e scelte con cura per far risaltare l’evento o l’articolo che si intende promuovere. Meglio non metterne più di due o tre in modo che poi i giornalisti non impazziscano per scegliere la più adatta.

Per spedirle però la soluzione migliore è allegare al comunicato stampa un link a una cartella dove saranno inserite le foto. Dato che chi esaminerà le immagini non avrà troppo tempo a disposizione è meglio prevedere una denominazione chiara per ogni file. Dovranno anche essere scaricabili facilmente e non troppo pesanti per non richiedere ulteriore elaborazione.

Il formato ideale delle foto da allegare al comunicato stampa è sempre il JPG, che le rende più leggere. In caso si volesse allegare un video (ad esempio di TikTok) per un articolo su testata digitale è meglio che duri meno di 15 secondi.

Una revisione in più non fa mai male

Per quanto si tratti di un testo breve, è facile che sfugga qualche refuso o che un dato venga trascritto male spostando la virgola. Il consiglio finale quindi è quello di rileggere sempre un’ultima volta il comunicato stampa prima di mandarlo. Non subito dopo averlo scritto ma a distanza di qualche minuto per essere a mente fresca.

Quando si spedisce la versione finale di solito si utilizza il formato pdf per evitare che la formattazione sposti i paragrafi. Tuttavia per sicurezza è meglio includere anche il file Word salvato in precedenza perché venga copiato più facilmente.