Efficacia personale: metodologie per migliorare la chiarezza esecutiva

Per dare una definizione chiara di efficacia personale possiamo dire che si tratta della capacità di produrre risultati con il minor dispendio di tempo possibile. Il tutto affrontando gli ostacoli e le difficoltà che si possono presentare mentre si svolge il proprio lavoro. Per raggiungere un certo livello di efficacia serve consapevolezza dei propri punti di forza e delle risorse che si hanno a disposizione. La chiarezza esecutiva invece è legata soprattutto alle skill di organizzazione che possiede un professionista e che è in grado di usare nella pianificazione del suo lavoro. Creare una scaletta di obiettivi e avere chiari i processi per raggiungere gli step intermedi non è semplice e richiede pratica e impegno costanti. Di seguito vedremo quali metodologie che si possono adottare per migliorare e avere un supporto.

Per migliorare l’efficacia personale serve prendere nota

A dispetto delle leggende che nascono attorno a manager o dirigenti che non hanno bisogno né di agende né di prendere appunti la realtà è ben diversa. Avere dei promemoria o qualche nota a portata di mano dovrebbe essere la regola per evitare di commettere errori, cosa che può capitare a chiunque. Lo stesso quando viene in mente un’idea o un progetto nuovo: vanno messi subito per iscritto, a prescindere. Quando si ha a disposizione una squadra di collaboratori è facile adagiarsi, ma affidarsi solo agli altri per pianificare ha un effetto negativo sull’efficacia personale. Mantenere un certo livello di autonomia organizzativa consente di far fronte a qualsiasi imprevisto e compensare eventuali mancanze da parte del proprio team. Quando le informazioni da tenere a mente sono tante e non si ha nulla di appuntato in realtà si può perdere diverso tempo solo per reperire un orario o un dato. Basta un’agenda elettronica o una cartella da dedicare agli spunti per nuovi progetti se non si è fan dei supporti cartacei, così da lavorarci quando si vuole.

Saper stabilire le priorità

Migliorare la propria chiarezza esecutiva ed efficacia personale richiede di adottare un approccio critico quando si hanno troppi impegni o scadenze. Cercare di fare tutto pressati dalla fretta porta a lavorare senza il focus necessario e rischiare di compromettere i propri progetti. Per questo serve imparare ad attribuire un grado di priorità ad attività e obiettivi fissati in modo da stabilire quali siano sacrificabili o meno. Questo tipo di analisi per definire quali passaggi siano superflui e quali essenziali va fatto prima di avviare un qualsiasi progetto. Serve valutare le risorse disponibili tra cui il tempo a disposizione e il grado di coinvolgimento che richiede ogni obiettivo. Ci dev’essere sempre una dose minima di lavoro che va svolto, e solo se rimane tempo si può prevedere qualche attività aggiuntiva. Inquadrare quali siano le mansioni essenziali e quali quelle superflue richiede una valutazione accurata e non è semplice. Spesso occorre fare delle correzioni in corso d’opera e non si può essere troppo rigidi in questa classificazioni.

La regola dei due minuti

L’efficacia personale non si basa solo sul sapere cosa sia superfluo ma sul riconoscere le azioni che non serve rimandare. Mandare una mail, confermare una prenotazione o preparare un documento sono tutte attività che richiedono pochissimo tempo. Tuttavia sono proprio quelle che si tende a posticipare proprio perché rapide e considerate marginali. Per evitare che a furia di rimandare queste finiscano dimenticate magari con il rischio di conseguenze pesanti esiste la regola dei due minuti. Se un’azione richiede meno di questo tempo allora va fatta subito in modo da cancellarla dalla lista una volta per tutte e senza dover fare la fatica di ricordarsene più tardi.

Prevedere del tempo di decompressione aumenta l’efficacia personale

Al contrario di chi pensa che per avere chiarezza esecutiva al lavoro serve immergersi anima e corpo h24 sono le pause la vera chiave. Dopo una riunione o la conclusione di una delle fasi di lavoro avere un momento di stacco aiuta a rimettere ordine nei pensieri. La mente ha bisogno di ricaricarsi e prepararsi all’attività o al progetto successivo. Il tempo necessario alle pause può variare ma se si hanno più riunioni o incontri nella stessa giornata l’ideale sarebbe almeno un’ora tra una e l’altra. L’efficacia personale con la fatica viene meno, soprattutto se non si ha avuto il tempo di sedimentare quanto appena concluso e appreso. Il tempo di concentrazione medio per una persona in fondo non dura per più di 45 minuti di fila. Forzare sé stessi a tentare di sostenere sessioni di lavoro e focus maggiori porta solo a sovraccaricarsi e a rischiare di commettere errori gravi. Vale sia quando si prende parte a incontri o convegni come ascoltatore che come relatore. Nel secondo caso però la chiarezza esecutiva è fondamentale e prevedere presentazioni troppo lunghe senza interruzioni può avere un impatto sulla propria performance. La pause che ci si concede non vanno viste come perdite di tempo ma come un momento per riflettere e valutare la situazione. Finché si è immersi nel lavoro o nelle riunioni ci sono problemi e ostacoli che possono sembrare insormontabili ma che a mente fredda appaiono ridimensionati e facilmente gestibili.

Trovare un equilibrio tra vita privata e lavorativa

Spesso chi ha posizioni di responsabilità vede la propria l’efficacia personale risentire dei sensi di colpa per non trovare il giusto equilibrio tra lavoro e famiglia. Per quanto sia forte il senso del dovere sapere di aver rinunciato a del tempo con i propri cari in favore di un impegno professionale ha delle ripercussioni. E lo stress che ne deriva si ripercuote inevitabilmente sulle proprie capacità decisionali. In sintesi per curare la propria chiarezza esecutiva sul lavoro ciò che va fatto non è immergersi del tutto ma dedicare del tempo a coltivare i propri interessi e le proprie relazioni. Il principio è lo stesso legato alla necessità di prevedere della pause ma riguarda anche l’aspetto emotivo del professionista. Riuscire a conciliare lavoro e famiglia rende più felici e di conseguenze più propositivi. Trovare un equilibrio senza dubbio richiede delle concessioni sia dal lato della vita privata che da quella lavorativa. Ma anziché rallentare la carriera riuscirci può al contrario migliorare l’efficacia personale e prevenire il rischio della sindrome da burnout che colpisce molte figure in carriera. Si tratta di un esaurimento vero e proprio, dove ci si sente prosciugati di ogni energia.