I segreti della gestione del tempo: come raggiungere i tuoi obiettivi

Ad oggi, effettuare una gestione del tempo ottimale è fondamentale per riuscire a dare delle priorità e concentrarsi sulle cose importanti.

Scopriamo insieme strategie, suggerimenti e soluzioni rapide per prendere il controllo delle proprie attività!

Gestione del tempo: che cos’è e quali vantaggi ne derivano

La gestione del tempo è la pratica di organizzare le attività da svolgere in modo efficiente utilizzando il tempo a disposizione in modo intenzionale e funzionale.

I principali vantaggi che ne derivano sono:

• aumentare la produttività e ridurre la procrastinazione
• ridurre lo stress e la possibilità di burnout
• identificare le cattive abitudini ed eliminarle
• gestire meglio le priorità, riducendo quella delle attività che non devono essere completate in una giornata
• ottenere di più nello stesso tempo, avendo la sensazione di averne di più nella giornata, compreso quello di riposarsi
• definire i confini tra lavoro e tempo per sé
• limitare il numero di attività non necessarie e portare a termine più cose in meno tempo

Come è evidente, migliorare la gestione del tempo non significa solamente ottimizzare ogni secondo in favore della produttività lavorativa. Le strategie sono infatti utili per identificare le attività più importanti da portare a termine e chiarire quali possono essere posticipate. In questo modo è possibile definire e i confini tra lavoro e tempo per sé.

In questo modo è possibile acquisire una maggiore consapevolezza relativa alla tua routine quotidiana invece di lasciare che sia la lista di cose da fare a dirci come impiegare il tempo.

Consigli e soluzioni rapide

Alcuni suggerimenti e soluzioni rapide per migliorare le capacità di gestione del tempo sono:

• collegare le attività a specifici obiettivi aziendali, in modo da identificare quelle più importanti da portare a termine ogni giorno;
• gestire le priorità ed organizzare di conseguenza il lavoro: fare chiarezza su quali sono le attività più importanti in base alle scadenze;
• pianificare in anticipo, al termine di ogni giornata, quella successiva: sapere cosa è necessario fare tutti i giorni può essere una spinta per la propria motivazione;
• imparare a dire di no e a delegare ad altri: rifiutare un’attività che non si allinea alle proprie attuali priorità e riassegnarla a un collega che ha più esperienza in quel campo;
• procedere ad una revisione delle attività: una volta individuate, chiedersi se è proprio necessario portarle a termine. Nel caso non siano più importanti, è possibile metterle in pausa;
• organizzare il proprio spazio lavorativo: il disordine potrebbe distrarre e rendere difficile concentrarsi. Riordinare la scrivania, eliminando fogli e documenti non più necessari può essere utile per rendere di più;
• raggruppare attività simili: passare da un’attività a un’altra, per il cervello significa trovare contesto ed informazioni relative. Questo può ridurre la produttività ed aumentare il livello di stanchezza.

Strategie di gestione del tempo

Le strategie di gestione del tempo permettono di dare limiti di tempo alle attività, affrontarle una alla volta e programmare la giornata con maggiore intenzionalità.

Ad oggi, le più utilizzate sono:

• “Detto, fatto!”: permette di evitare il sovraccarico del cervello e di concentrarsi sul fare le cose, piuttosto che ricordarsi cosa si deve fare. È necessario raccogliere tutte le attività in programma e i passaggi che servono per completarle. Dopodiché ordinarle ed assegnare le priorità. Potrebbero essercene alcune non più da svolgere e da spostare nel cestino, altre da svolgere successivamente, attività che dipendono da altre e così via;
• “Ingoia il rospo”: incoraggia ad affrontare subito le attività complesse o di grandi dimensioni, per poi passare a quelle meno importanti o meno urgenti. In questo modo, ci si assicura di identificare le attività prioritarie e portarle a termine per prime, per poi iniziare a svolgere il resto del lavoro;
• Principio di Pareto: incoraggia a completare prima le attività che richiedono meno tempo, in modo da avere un senso di realizzazione e motivazione a inizio giornata. La regola fondamentale alla base è passare il 20% del tempo sull’80% del lavoro. Se si riesce a completare l’80% delle attività rapidamente, si ha poi più tempo per affrontare il 20% delle attività restanti.

La tecnica del pomodoro

La strategia di gestione del tempo più celebre è la tecnica del pomodoro.

Si tratta di un metodo che permette di affrontare il lavoro suddividendolo in brevi periodi di tempo, al termine dei quali prendere delle pause.
Il suo funzionamento è molto semplice. È necessario impostare un timer su 25 minuti e prendere, dalla lista di cose da fare, una sola attività. In questo periodo evitare di leggere SMS e controllare i social media. Una volta terminato il tempo, prendersi una pausa di cinque minuti, utile per lo sviluppo di motivazione intrinseca, la creatività e, in generale, per il cervello. Ripetere il ciclo per quattro volte. Dopo la quarta sessione lavorativa, prendersi una pausa più lunga, di circa 20-30 minuti.

Simile a questa tecnica, troviamo quella del timeboxing, particolarmente efficace quando non si sa con sicurezza quanto tempo si impiegherà per completare un’attività. Le attività più voluminose vengono suddivise in parti più piccole, da portare a termine entro un intervallo di tempo di massimo tre ore. Suddividendo l’attività in parti più piccole è possibile raggiugere il proprio obiettivo passo dopo passo.

Come abbiamo analizzato insieme, imparare a gestire il tempo in modo ottimale può essere di grande aiuto in ottica di produttività e di equilibrio tra vita e lavoro!