Istanze online MIUR: tutto ciò che devi sapere sul Servizio POLIS

Il MIUR, Ministero dell’Istruzione, ha dato in dotazione al personale didattico il portale Istanze Online. Tale servizio permette di velocizzare le pratiche burocratiche a riguardo della gestione della Pubblica Amministrazione.

Cerchiamo di capire al meglio funzionalità e potenzialità di questo servizio.

Portale Istanze Online: che cos’è e a cosa serve

Il servizio Istanze Online, chiamato anche POLIS, Presentazione On Line delle Istanze, è una piattaforma web utilizzabile dal personale scolastico o aspirante tale. Nasce con l’idea di smaltire con più rapidità i procedimenti amministrativi. Ma non solo!

Infatti si possono anche presentare:

• domande per accedere a concorsi;
• invio di istanze generiche sul comparto scuola;
• principali procedimenti amministrativi del comparto scuola;
• richieste di trasferimenti, disoccupazione, mobilità e pensioni;
• comunicazioni da inviare al Ministero dell’Istruzione;
• accesso a vari servizi telematici, ad esempio visualizzazione dei punteggi nelle graduatorie del concorso per diventare docente o supplente;
• nella sezione avvisi, sono pubblicate notizie utili per chi opera nel settore.

Il servizio è stato messo a disposizione dal Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca ed è fruibile in modo gratuito. I diretti interessati sono i componenti in generale del sistema scuola, e quindi non solo insegnanti.

Chi desidera presentare una questione al Ministero dell’Istruzione comparto scuola deve utilizzare tale servizio. A ciascun cittadino è quindi consentito comunicare con la Pubblica Amministrazione in caso di necessità. L’unica condizione necessaria è essere registrati per abilitarsi al servizio. Dopo questo procedimento l’utente può accedere ad ogni funzionalità di Istanze Online.

Grazie a questo servizio tutte le pratiche possono essere svolte comodamente in autonomia. Non è dunque più necessario presentare le richieste in forma cartacea agli uffici preposti.

Modalità d’accesso al servizio Istanze online

Per potersi iscrivere al servizio MIUR Istanze on line è necessario possedere come credenziali in alternativa:

• codice SPID;
• Carta d’Identità elettronica (CIE);
• Electronic Identification, Authentication and Trust Service (eIDAS).

Sono inoltre necessari per la compilazione del modulo informatizzato:

• documento di riconoscimento valido;
• codice fiscale;
• tessera sanitaria.

Dal 30 settembre 2021 non esiste più la possibilità di creare ex novo username e password. Tale procedura sussiste ad oggi solo in caso di soggetti minorenni.

La procedura di accreditamento richiede:

• accesso al modulo di abilitazione tramite credenziali;
• inserimento di dati;
• stampa del modulo di adesione, dopo averlo scaricato;
• accettazione del codice personale temporaneo, modulo di adesione e istruzioni;
• accesso al servizio tramite tale codice;
• abilitazione al servizio;
• visualizzazione della schermata di conferma.

Come abbiamo detto precedentemente questa registrazione è sufficiente. Non ci si deve quindi recare presso l’istituzione scolastica per il riconoscimento fisico. Una volta terminata la procedura si può:

• inoltrare la propria richiesta;
• modificare dati in un secondo momento;
• accedere a tutte le funzioni di interazione con la pubblica amministrazione.

Aree riservate, assistenza e altri servizi disponibili

I servizi del portale Istanze online a cui è possibile accedere con le medesime credenziali sono:

• istanze online;
• iscrizioni in rete;
• pagamenti online;
• portale di governance della formazione;
• assistenti di lingua italiana all’estero.

Cosa succede in caso di problemi nell’utilizzo del servizio? Esiste un sistema di assistenza. Per accedervi è sufficiente recarsi nell’homepage del sito web alla voce “assistenza”. Presenti anche dei contatti utili e il numero verde per rivolgersi ad esperti. Altri problemi possono invece essere risolti in maniera autonoma consultando la pagina dedicata alle FAQ, domande più frequenti.

Per quanto riguarda invece l’area riservata, quella di istanze on line è suddivisa in sezioni:

• funzioni di servizio;
• gestione di dati personali;
• archivio;
• altri servizi in cui è possibile ad esempio verificare i propri dati, consultare norme, visualizzare scadenze amministrative, inviare candidature, accedere alle graduatorie dei concorsi, etc.

Inoltre in caso di smarrimento di codici personali è possibile recuperarlo proprio tramite l’accesso a quest’area. Il nuovo codice verrà inviato all’ email data in dotazione nel momento di registrazione.

Da poco tempo a questa parte sono stati messa a disposizione dal MIUR anche nuove funzioni tra cui:

• inserimento in fasce aggiuntive ai concorsi straordinari;
• scadenza password personale per maggior sicurezza del portale. Da modificare precedentemente alla data indicata;
• gestione dei dati personali sia tramite il servizio “Pago in rete” sia “Portale della governance della formazione.”

Progetto Polis

Il portale Istanze online fa parte di un progetto più grande che prende il nome di Polis. Questo progetto rappresenta un enorme step per il processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione ad oggi in corso.

Possono essere infatti presentate in forma digitale le da casa tutte le istanze. Ad esempio domande di disoccupazione, mobilità, pensione, inserimento nelle graduatorie docenti o supplenza.
L’intero processo deve essere certificato perché vengono trasmessi dati sensibili.

Il portale delle Istanze Online inoltre è basato sul Codice d’Amministrazione Digitale (CAD), sancendo il diritto di ogni singolo all’interazione con la Pubblica Amministrazione. Gli strumenti utilizzati per interagire sono tecnologie ICT, alternativi a quelli cartacei tradizionali. All’interno della normativa che li regola, c’è anche l’obbligo d’utilizzo di credenziali d’accesso, quali codice utente e password. È infatti fondamentale poter accertare l’identità del cittadino richiedente di servizi.

Come abbiamo visto il portale Istanze on line è uno spazio virtuale molto utile. Si possono scambiare informazioni con enti ufficiali, gestire comunicazioni, compilare moduli, accedere alla propria area riservata, etc. Grazie al sistema le pratiche sono state rese gestibili in modo autonomo ed estremamente velocizzate!