Post e-mail: un nuovo modo di lavorare?

Parlare di post-email significa pronosticare la fine di un’era del digitale. Da un periodo in cui il mezzo di comunicazione più utilizzato sono stati i messaggi di posta elettronica a uno in cui si sostituiscono le app di messaggistica istantanea. Su Telegram e WhatsApp spuntano come funghi i gruppi e le community delle aziende per divulgare dati e informazioni senza più aprire la casella mail.

La dinamica della comunicazione viene così stravolta così come l’aspetto formale dato che basta un messaggio sintetico o una reazione per dare il proprio feedback. I toni diventano più colloquiali e il testo si riduce via via oltre a perdere le formule tipiche della mail come i “Cordiali Saluti” e “Alla cortese attenzione…”. Una rivoluzione che può avere risvolti sia positivi che negativi.

Post e-mail i tempi di risposta si accorciano

Utilizzare la messaggistica istantanea ha l’indubbio vantaggio di eliminare le attese interminabili che seguivano all’invio di una e-mail. Non serve nemmeno più chiedersi se il destinatario l’abbia vista o meno perché si possono vedere le spunte di lettura o di consegna avvenuta. In più una volta ottenuta la risposta si può replicare subito senza aggiornare continuamente la casella di posta.

Da un lato quindi si rende più semplice e rapido lo scambio, che si conclude in pochi minuti . Di contro però le aspettative cambiano e se prima rispondere a una richiesta il giorno successivo era comprensibile con la messaggistica istantanea non è più così. Nel sistema post e-mail ci si sente vincolati a rispondere subito perché il mittente può sapere se abbiamo ricevuto o letto il messaggio.

Quando se ne ricevono molti si rischia anche di perdere tempo per rispondere a tutti in contemporanea. La mail non si apre di continuo ma le app di messaggistica invece sì, finendo con l’essere sempre reperibili anche quando si è occupati. Per questo molti preferiscono usare un telefono aziendale per gestire e controllare le chat con i contatti privati separatamente.

Si può rimediare rimuovere le notifiche dal telefono nei momenti in cui si è concentrati sul lavoro per controllarle quando si è più liberi. Altrimenti molti preferiscono nascondere l’ultimo accesso o la verifica di lettura per guadagnare un po’ di tempo prima di rispondere senza sentirsi pressati.

Le app di messaggistica sono equivalenti alle mail ?

Come accennato sopra comunicare nell’era post e-mail prevede un linguaggio diverso, più colloquiale e sintetico rispetto a quello dei messaggi di posta elettronica. Le formule di apertura e chiusura saltano e rimane solo il contenuto essenziale per richiedere un feedback o informare i colleghi e dipendenti. Questo in realtà è un vantaggio perché i messaggi risultano più chiari e di immediata comprensione.

Di contro però quando ad esempio si invia un messaggio su un gruppo di WhatsApp o Telegram si rischia di avere troppe risposte in simultanea e creare confusione. Il messaggio con i dati o la richiesta viene perso e chi apre l’app più tardi si ritrova decine di notifiche senza capire il succo del discorso. Via mail anche quando c’era una lista i pareri arrivano scaglionati e non si sovrappongono.

Utilizzare le app di messaggistica quindi non permette di sostituire le riunioni nonostante accorci i tempi di risposta. Le decisioni importanti richiedono un confronto diretto, di persona o da remoto ma comunque con il dialogo. A meno che non basti un semplice sondaggio per confermare un’approvazione già discussa in precedenza o si debba solo votare l’orario per un riunione.

A questo proposito molti responsabili optano per dei gruppi in cui solo alcuni membri autorizzati possano inviare messaggi. Chi non è direttamente coinvolto nelle decisioni prese a livello manageriale ha la possibilità di leggere in tempo reale ma si evita di creare discussioni o di perdere il filo del discorso.

Nella comunicazione post e-mail c’è un vincolo in più

Basta guardare una qualsiasi mailing list di una società o di un’associazione per notare che non tutti hanno lo stesso client. Ci sono i seguaci di Gmail perché torna comoda per l’account Google e chi invece predilige Libero Mail o Tim Mail. C’è anche chi si appoggia a più software per gestire più indirizzi di posta elettronica a seconda che riguardino il lavoro o la corrispondenza privata.

Il fatto che qualcuno preferisca uno o l’altro client però non rappresenta un problema a livello di comunicazione perché le mail vengono comunque recapitate. Con la messaggistica istantanea che guadagna terreno nel post e-mail questo invece è impossibile. Mittente e destinatario devono avere entrambi un account sulla stessa app per poter avere uno scambio.

Dato che in generale le aziende si appoggiano a piattaforme che tutti usano già nel privato raramente questo rappresenta un problema. Tuttavia in caso una casella di posta non funzioni è comunque possibile rispondere da un secondo indirizzo, mentre per le app di messaggistica non è così. In caso di problemi all’account si arresta la comunicazione su quel canale.

A livello di efficienza di archiviazione vincono le mail

Quando bisogna reperire una comunicazione ricevuta per posta elettronica basta una ricerca per parole chiave per ritrovarla rapidamente grazie all’oggetto della mail. Ma nei sistemi dell’era post e-mail non è sempre così semplice perché le keyword possono essere presenti in un numero indefinito di messaggi che possono sviare. Il tempo che si perde può essere tanto a meno di non ricordare la data di invio.

Se le informazioni che si sta cercando di ritrovare erano in un messaggio vocale la faccenda si complica ancora di più. In generale se è trascorso più di qualche giorno i dati di cui si ha bisogno in pratica sono andati persi nella valanga di messaggi della chat. Usare gli audio aiuta a risparmiare tempo nell’immediato ma per fornire dettagli, progetti o contatti conviene metterli per iscritto per sicurezza.

Perché le informazioni rimangano tracciate e organizzate nella comunicazione post e-mail occorre un uso consapevole delle chat. Documenti e file inviati si possono trovare più facilmente dalla galleria relativa a ogni chat ad esempio su WhatsApp, ma conviene comunque salvarli nella memoria del PC o del telefono.