Come usare la regola delle 5 W per migliorare la scrittura

Nata nel mondo del giornalismo anglosassone, la regola delle 5 W è oggi un punto di riferimento imprescindibile per chiunque desideri scrivere in modo chiaro, efficace e coinvolgente. Dalla comunicazione d’impresa al copywriting, dal web writing alla scrittura accademica, questo semplice ma potente metodo permette di costruire testi che rispondono a tutte le domande essenziali del lettore: Who, What, When, Where e Why.

In un’epoca in cui l’attenzione è sempre più frammentata, applicare la regola delle 5 W aiuta a rendere ogni messaggio immediato, completo e coerente, migliorando la capacità di informare e persuadere.
Si tratta, infatti, di uno strumento che non serve solo a “riempire” un testo di dettagli, ma a guidare la scrittura verso una comunicazione più strategica e orientata al lettore.

In questo articolo scopriremo come utilizzare la regola delle 5 W per organizzare le idee, strutturare i contenuti e dare maggiore valore a ogni parola scritta, sia che si tratti di un articolo, un post o una presentazione professionale.

Che cos’è la regola delle 5 W

Nel mondo della scrittura, avere uno schema chiaro per strutturare testi, articoli o comunicazioni è fondamentale. Per questo motivo, è nata la regola delle 5 W, che corrispondono alle cinque domande chiave che ogni autore dovrebbe porsi.
Nello specifico:

• who (chi): identifica il soggetto o i protagonisti della situazione;
• what (cosa): descrive l’azione compiuta o il fatto accaduto;
• when (quando): precisa il momento in cui si sono verificati i fatti nel passato, presente o futuro;
• where (dove): indica il luogo dell’evento o dell’azione.
• why (perché): spiega le motivazioni alla base dell’evento.

Inoltre, l’aggiunta recente della sesta domanda (How=come) permette di chiarire le modalità in cui si sono svolti gli eventi, arricchendo ulteriormente la narrazione. Come è evidente, si tratta di una struttura applicabile a testi di qualsiasi genere, ad esempio informativi, giornalistici, relazioni, recensioni o contenuti digitali.

Rispondere a queste domande fin dalle prime righe permette infatti di:

• fornire al lettore una panoramica chiara, soprattutto in contesti di lettura rapida come i feed social o gli articoli delle pagine web;
• costituire la struttura portante del testo di modo che chi legge possa ottenere subito le informazioni essenziali e decidere se approfondire la lettura o meno;
• raccogliere dati in modo sistematico di modo di possedere tutte le informazioni necessarie prima di scrivere, evitando lacune e fornendo un contenuto completo.

Applicazioni pratiche

Come abbiamo visto finora, la forza della regola delle 5 W risiede nella capacità di guidare l’autore a fornire risposte concrete, evitando ambiguità e migliorando la comprensibilità del testo.

Si tratta quindi di uno strumento prezioso per diverse tipologie di scrittura e contesti differenti. In particolare:

• copywriting: queste domande aiutano a scrivere descrizioni in modo chiaro e persuasivo, rendere il testo utile e facile da comprendere, migliorare l’esperienza del lettore e facilitare la decisione di acquisto. Ad esempio: cosa distingue un prodotto dagli altri, come si utilizza, perché è la scelta ottimale e così via;
• ambito SEO: strutturare contenuti che rispondono alle query degli utenti, integrare in modo naturale termini chiave, rendere la lettura scorrevole, incrementare il tempo di permanenza sul sito e la soddisfazione del lettore;
• blog e post online: garantire una chiara gerarchia delle informazioni, evitando dispersioni e ripetizioni;
• comunicati stampa: chiarire subito cosa è successo, chi è coinvolto, quando e dove avviene l’evento per catturare l’attenzione del lettore e guidarlo nella comprensione immediata;
• articoli: fornire risposte concise alle domande principali per stimolare l’interesse e preparare il terreno per approfondimenti successivi;
• scrittura creativa e studio: organizzare idee, sviluppare trame, analizzare argomenti complessi, capire contesti, costruire testi coerenti e strutturati, pianificare e non tralasciare dettagli importanti.

Suggerimenti per applicare la regola delle 5 W in modo corretto

Rispondere onestamente e in modo dettagliato alle domande principali migliora la qualità del contenuto, aumenta l’interesse del lettore e facilita la comunicazione efficace. In particolare, per sfruttare al meglio la regola delle 5 W, è utile adottare alcuni accorgimenti pratici quali:

• raccogliere tutte le informazioni necessarie prima di iniziare a scrivere, annotando le risposte a ciascuna domanda;
• rispondere in modo completo e concreto, evitando frasi generiche o ambigue;
• non saltare nessuna domanda in quanto ciascuna ha un ruolo essenziale nella comprensione del testo;
• organizzare le informazioni raccolte, raggruppando dati simili e sequenze temporali per costruire un flusso logico e coerente;
• adattare il peso delle domande al tipo di testo, dando maggiore spazio a quelle più rilevanti per il contesto: ad esempio, in un comunicato stampa l’attenzione sarà su cosa, chi, quando e dove mentre in una recensione prodotto sarà fondamentale rispondere a cosa, come, perché e chi.

Allo stesso tempo, è necessario evitare alcuni errori. Uno dei più comuni è quello di saltare completamente delle domande, ritenendole meno importanti. Anche se è vero che in alcuni testi alcune W hanno un peso maggiore, trascurarle del tutto può creare lacune nella narrazione o nel contenuto informativo. È quindi fondamentale analizzare ogni testo e valutare le domande essenziali senza eliminarle nessuna a priori.

Alle origini della tecnica

La regola delle 5 W ha radici profonde che risalgono all’antichità. Infatti già i filosofi e retori dell’epoca classica utilizzavano strutture simili per organizzare discorsi e argomentazioni.
In particolare,Ermagora di Temno definiva sette punti fondamentali: qui, quid, quando, ubi, cui, qued ad modum e quibus adminiculis. Questi elementi servivano a costruire una narrazione completa e coerente, anticipando le domande principali che un ascoltatore avrebbe potuto porsi. Successivamente, anche grandi oratori come Cicerone, Quintiliano e Boezio svilupparono tecniche retoriche basate su schemi analoghi, confermando l’importanza di rispondere a interrogativi fondamentali per rendere comprensibile un discorso.

Nel medioevo, San Tommaso d’Aquino identificò otto elementi chiave per analizzare un’azione morale, molti dei quali coincidono con le moderne 5 W: quis (chi), quid (che cosa), quando (quando), ubi (dove), cur (perché), quantum (quanto), quomodo (in che modo) e quibus auxiliis (con l’aiuto di chi).

Questi schemi storici sottolineano come la logica delle domande fondamentali sia stata considerata cruciale per comunicare informazioni in modo chiaro e strutturato. Come abbiamo visto insieme, la regola delle 5 W rappresenta uno strumento fondamentale per chiunque si approcci alla scrittura in quanto permette di strutturare il testo in modo strutturato, chiaro e completo e fornire tutte le informazioni essenziali che il lettore inevitabilmente si pone.