Riunioni vincenti: logica e retorica ti aiutano ad avere successo

Nelle aziende riuscire a condurre delle riunioni vincenti tra il personale è un obiettivo rilevante per ottimizzare i processi di gestione, in particolare considerando il fattore tempo. Per questo i meeting del Consiglio di Amministrazione (CdA) nelle imprese si organizzano con grande anticipo per esaminare il materiale che si andrà a discutere.

Oltre a prevedere la giusta preparazione a monte di una riunione però il vero segreto per renderle produttive è quello di promuovere un confronto costruttivo. Quando ci sono più di due persone che intervengono in un discorso è facile perdere di vista i punti fondamentali. Di seguito vedremo come utilizzare argomentazioni logiche e sfruttare la retorica può fare la differenza.

Le riunioni vincenti seguono uno schema

Per non sforare sui tempi e raggiungere gli obiettivi occorre prima di tutto fissare un ordine del giorno. Se organizzati male i meeting non solo portano a sprecare ore di lavoro ma anche a gravi costi per le aziende in quanto le decisioni slittano o sono prese senza la giusta consapevolezza e portano a risultati scadenti.

Le riunioni vincenti hanno pochi punti da esaminare, in modo da non farle durare troppo e mantenere viva l’attenzione sul pezzo. Ragionandoci su, l’attenzione media non dura oltre i 50 minuti quindi una riunione di varie ore tende solo a essere dispersiva e a risultare pesante. Meglio fare più incontri affrontando punti diversi che farne una sola dove condensare tutto.

Per consentire un confronto migliore una strategia vincente è evitare che a condurre la riunione sia sempre la stessa persona.
Se per esempio si tratta di una riunione di reparto si può scegliere a rotazione un membro del team in modo che ciascuno possa esporre il proprio punto di vista. Sentirsi coinvolti aumenta il desiderio di impegnarsi.

Discutere gli argomenti scelti per il meeting richiede che tutti siano ben informati e ricevano il materiale necessario. In ogni caso averlo con sé per un rapido controllo conviene sempre, soprattutto i caso qualcun altro volesse riconsultare i documenti per un controllo.

Imparare ad argomentare le proprie proposte

Non tutti nascono con un talento naturale per la retorica e esporre un’idea in pubblico per molti è un incubo a occhi aperti. In un discorso è importante seguire tre fasi distinte: una di argomentazione, una di replica e una che conclude l’argomentazione. Tenere presente questo ordine è importante perché è quello corretto per ottenere l’attenzione degli altri e svolgere riunioni vincenti.

Nella prima fase, quella di argomentazione, bisogna ricordarsi che non si facendo un monologo. Si può coinvolgere la propria platea facendo domande e includendoli nel discorso, incoraggiando gli interlocutori a dare la propria opinione. Se si ha in mente un progetto si parte esponendo i suoi vantaggi tenendo gli aspetti negativi per ultimi.

La seconda fase prevede invece di accogliere le obiezioni del pubblico e smontare le argomentazioni su cui si basano.  Se qualcuno muove delle critiche merita di ricevere una risposta per capire come mai le sue preoccupazioni sono infondate. Anche se suonano curiose è meglio replicare, anche per non vedersi porre la stessa domanda più avanti.

Ricevere delle obiezioni nelle riunioni vincenti può essere proprio ciò che serviva a che guida la riunione per arrivare alla conclusione del discorso. Tra i dubbi su un progetto ad esempio una domanda a cui si intendeva rispondere alla fine permettendo di chiudere la presentazione. Perché la comunicazione sia efficace è meglio guidare l’interlocutore verso la risposta.

Le riunioni vincenti possono battere il “bias del gregge”

Uno dei problemi principali all’interno delle imprese è che cercando di favorire lo spirito di gruppo si finisce con l’eliminare l’individualità.
Il risultato è che a riunione, pur di non sembrare in contrasto con la maggioranza, si preferisce aderire alle idee altrui senza sforzarsi troppo. A volte anche le critiche costruttive sono viste male, come se fossero di ostacolo.

Tuttavia è proprio il dibattito e il mettere in discussione le proposte che favoriscono la crescita di un’azienda.
Le riunioni vincenti non sono quelle in cui tutti sembrano d’accordo ma piuttosto quelle dove si ascoltano più proposte e si cerca di trovare i punti di forza di ciascuna. Dopotutto che propone un’idea dovrebbe essere il primo ad avere un atteggiamento critico a riguardo, non difenderla a spada tratta.

Certo, quando si presentano delle obiezioni occorre farlo nel modo corretto senza farlo sembrare un attacco diretto a chi sta presentando. Al tempo stesso serve una certa dose di resilienza quando si ricevono delle critiche per instaurare un dibattito costruttivo. Si tratta di una capacità che va allenata e costruita con il tempo.

La resilienza aiuta non solo a evitare che la discussione degeneri ma a ricavare un insegnamento qualora la propria proposta sia respinta. La paura di sbagliare non deve diventare un ostacolo sul lavoro.

Il ruolo della logica nell’argomentazione

Partire da una base razionale quando si espone la propria idea è il minimo per poterla sostenere di fronte alle argomentazioni degli altri . La logica però di per sé non è sufficiente anche nelle riunioni vincenti a sostenere le proprie argomentazioni. La soluzione più ovvia potrebbe non essere ritenuta la più efficace dalla maggioranza. Occorre quindi sforzarsi, per quanto un progetto sembri inattaccabile, di immaginare delle possibili alternative.

Se ci sono da prendere decisioni rapide inoltre si tende a non prendersi per analizzare il contesto sotto ogni punto di vista. La logica quindi a volte finisce con il cedere il posto all’intuito in molte proposte che compaiono. Per quanto sul momento possano sembrare ottime però tali idee possono facilmente portare a fallimenti di larga portata.

Ogni multinazionale storica prima o poi ne ha fronteggiati alcuni, ad esempio lanciando prodotti che sono rimasti in magazzino perché non incontravano i gusti del pubblico.

Creare il giusto ambiente per le riunioni vincenti

Essere preparati sui punti all’ordine del giorno e avere buone capacità di argomentazione non basta se l’atmosfera non è la migliore. Per tenere dei meeting produttivi è necessario evitare le fonti di distrazione più comuni come gli smartphone, che andrebbero spenti (almeno quelli personali).

La sala riunioni adatta inoltre dovrebbe essere ben illuminata e ventilata, oltre che prevedere il giusto materiale per prendere appunti e acqua e snack a disposizione. Se le postazioni per chi è stato convocato sono confortevoli la riunione parte già con uno spirito migliore.