Time management skills: come migliorare la tua gestione del tempo

Per definire in breve cosa siano le time management skills possiamo dire che si tratta delle capacità che permettono di organizzarsi per sfruttare al meglio il tempo che si ha. Considerato il ritmo frenetico delle giornate lavorative si tratta di doti encomiabili e che oltre a tornare vantaggiose a chi le possiede sono molto apprezzate nei dipendenti.  Il tempo infatti è una risorsa  da sfruttare alla pari di quelle materiali.

Esistono diverse tecniche per migliorare la propria abilità di gestire il tempo. Riuscendo a padroneggiarle si può scoprire di poter portare a termine molte più faccende di quanto si pensi in un periodo di tempo limitato. Alcune funzionano per organizzarsi meglio all’interno della singola giornata, altre invece sono nate per migliorare nella gestione di periodi più lunghi. Possono tornare utili tanto per lo studio quanto per lo sviluppo di progetti di lavoro.

Quali sono le time management skills

Le abilità che rientrano in questa categoria sono diverse, ma di seguito vedremo quali sono le principali:

• L’organizzazione.
  Senza possedere questa capacità gestire il tempo sarebbe impossibile, anche se darne una definizione chiara non è così semplice. Possiamo dire che si tratta dell’abilità di avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere e le scadenze entro cui riuscirci. Per essere organizzati al meglio serve lavorare in un ambiente ordinato, in modo da avere tutto a portata di mano senza dover perdere tempo a cercare dati o altro.

• Saper stabilire le priorità.
  Avere delle buone time management skills non significa riuscire a fare tutto rapidamente, ma saper stabilire quali compiti sono da completare prima. Assegnare la giusta priorità ai progetti di lavoro si può fare in base a più di un parametro, tra cui naturalmente ci sono la complessità e l’urgenza. Le caratteristiche da considerare però possono variare a seconda delle circostanze.

• Tenere traccia degli impegni.
  Non è raro che si perda tempo perché dimenticandosi di qualche appuntamento o scadenza si finisce per fare di fretta qualcosa che avrebbe richiesto più dedizione. Tenere un’agenza o un calendario su cui segnare gli impegni torna più facile ricordarsene per tempo in modo da non farsi trovare impreparati. Ormai sono popolari anche strumenti digitali come le applicazioni sullo smartphone.

• Suddividere gli obiettivi principali in lavori secondari.
  Oltre a consentire una migliore gestione del tempo questa è una capacità che contraddistingue tutti i bravi manager. Una sola scadenza anche se lontana non è funzionale a capire come organizzarsi, mentre tanti traguardi a breve termine aiutano a restare concentrati sul pezzo.

I benefici che derivano da queste abilità

Avere padronanza delle time management skills prima di tutto consente di alleggerire il carico di stress dovuto alle scadenze. L’organizzazione consente non solo di svolgere il lavoro nei tempi previsti ma anche la possibilità di ritagliarsi del tempo per sé. Concedersi dei momenti di svago è fondamentale per recuperare le energie fisiche e mentali necessarie per svolgere bene il proprio lavoro. Staccare la mente dal lavoro aiuta anche a riprendere in mano tutto con la mente più lucida.

Di conseguenza un altro beneficio tangibile lo ha la produttività della persona. Mettersi all’opera riposati fa lavorare più in fretta perché si resta concentrati più a lungo, senza farsi distrarre o bloccare dall’ansia. Così migliorando la qualità del proprio lavoro anche la reputazione di un professionista o di una startup possono trarne vantaggio. Possono riuscire a emergere rispetto ai competitor e allargare il pubblico dei propri clienti.

Oltre a essere più carichi durante le ore di attività, le time management skills alleggeriscono al punto che anche fuori dall’ufficio ci si sentirà più energici. Oltre all’efficienza lavorativa quindi si potrà godere anche di una maggiore armonia nella vita privata, potendosi dedicare anche alla famiglia e ai propri passatempi. Avere degli interessi al di fuori del lavoro e coltivarli aiuta a restare stimolati e attivi.

A livello psicologico un’ottima gestione del tempo permette anche di sentirsi più sicuri di sé e determinati. Questo tipo di motivazione unita all’autodisciplina torna utile per lavorare sulla propria carriera e dedicarsi al lavoro in modo proficuo.

Una matrice per sviluppare le time management skills

Tra le tecniche più usate per imparare a organizzare il proprio tempo c’è la Matrice di Eisenhower. Si tratta di uno schema organizzato su 4 quadranti permette di assegnare in modo razionale la giusta priorità alle attività da svolgere. Prende il nome da Dwight David Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti e in precedenza generale dell’esercito.

I quadranti della matrice sono numerati da 1 a 4 e sono classificati in questo modo:

• Il quadrante numero 1 contiene i compiti più importanti e urgenti. Qui vanno tutte le attività che non sono delegabili ad altre figure e che sono da svolgere al più presto. Per esempio una riunione del personale o una comunicazione da inviare.

• Nel quadrante numero 2 si scrivono i lavori importanti ma non urgenti. Si tratta perciò di compiti che si possono posticipare per quanto non trascurabili sul lungo periodo.

• La sezione numero 3 contiene le attività che sono urgenti ma non rilevanti in quanto a importanza. Dato che non si tratta di compiti rilevanti è possibile affidarli a qualcun altro in modo da alleggerire l’agenda.

• Il quadrante numero 4 infine va dedicato ai lavori che non sono né urgenti né importanti. Risultano perciò superflui ed è possibile ignorarli o eliminarli del tutto dalla scaletta dopo averci riflettuto.

La tecnica del pomodoro

Questa strategia per migliorare le proprie time management skills è un metodo che si basa su intervalli di tempo definiti della durata esatta di 25 minuti. Durante questo tempo bisogna essere produttivi, ma tra l’uno e l’altro intervallo occorre prevedere una breve pausa di cinque minuti. I periodi di 25 minuti sono chiamati pomodori, e da qui prende il suo nome questa strategia.

Ogni quattro sessioni è possibile inserire una pausa più lunga, che può variare fra i 15 e i 30 minuti. Questo permette di recuperare la concentrazione e le energie che dopo ore di attività inevitabilmente tendono a venire meno. Perché questa strategia funzioni occorre far sì che durante i vari “pomodori” le distrazioni siano ridotte al minimo e che ci sia una checklist chiara delle attività da completare.