Come organizzare il lavoro con Trello

Ad oggi, nell’odierno ambiente di lavoro frenetico ed altamente collaborativo, uno strumento come Trello è indispensabile per facilitare la comunicazione e gestire i compiti in modo ottimale.

Scopriamo insieme al meglio che cos’è, come funziona e a cosa serve!

Che cos’è Trello

Trello è uno strumento di collaborazione dalle funzionalità versatili che, grazie alla sua interfaccia visivamente intuitiva, permette di lavorare in modo efficiente.

In particolare, si occupa di:

• gestire attività e progetti, organizzandoli in schede e bacheche;
• fornire una panoramica visiva di ciò su cui si sta lavorando;
• riportare lo stato di vari compiti;
• permettere al team di rimanere allineati sui loro progetti;
• aumentare la produttività e snellire i flussi di lavoro;
• sovraintendere le collaborazioni in modo efficiente e coinvolgente;
• gestire la conoscenza del progetto ed accedere rapidamente alle informazioni;
• garantire che il team funzioni in modo fluido ed efficiente.

Trello è progettato per soddisfare un’ampia gamma di utenti, da singoli che gestiscono progetti personali a grandi team che collaborano su compiti complessi. Ad oggi, l’applicazione si trova si per desktop che per mobile.

Iscriversi è molto semplice. Infatti, è sufficiente:

• visitare il sito ed accedere con l’account gratuito o un piano a pagamento;
• creare una bacheca per il proprio progetto;
• creare le schede ed aggiungere le liste per suddividere compiti e fasi;
• invitare i membri del team ed assegnare loro i compiti;
• migliorare la bacheca con i Power-Ups, integrando funzionalità aggiuntive;
• monitorare i progressi con etichette, date di scadenza e registri delle attività.

Funzionamento e caratteristiche base

Trello funziona attraverso un sistema di gestione di progetti che prende il nome di “Kanban” ed organizza le attività tramite elenchi e schede, ognuna delle quali corrisponde ad una fase del flusso di lavoro. In questo modo, il flusso di lavoro rimane coerente dall’inizio alla fine del progetto.

Nello specifico, i principali elementi da cui è composto sono:

• bacheche: rappresentano progetti e flussi di lavoro importanti e contengono determinati elenchi e schede, le quali sono composte da una serie di attività;
• elenchi: di numero illimitato, sono utilizzate per organizzare le attività e
  si spostano da sinistra a destra quando sono concluse;
• liste: colonne verticali utili a categorizzare i compiti per fasi, come “Da fare,”, “In corso,” e “Fatto.”;
• schede: rappresentano compiti o elementi individuali. Ciascuna di essa contiene informazioni dettagliate su un’attività (descrizioni, allegati, date di scadenza) da commentare e discutere insieme;
• team: gruppi di persone, da assegnare alle varie bacheche, che possono accedere a determinati elenchi o schede;
• etichette e tag: utili per categorizzare le schede visivamente e filtrarle in base a vari criteri;
• power up: componenti aggiuntivi quali funzionalità e potenziamenti. Ad esempio, la visualizzazione del calendario per per tenere traccia delle scadenze o l’integrazione di Google Drive e così via.

I principali vantaggi di Trello

Trello vanta una varietà di caratteristiche che lo rendono uno strumento versatile in grado di eccellere in vari scenari e diversi flussi di lavoro. In particolare, a rendere lo strumento estremamente vantaggioso sono fattori quali:

• organizzazione flessibile, in grado di adattarsi alle singole esigenze. In questo senso, si possono creare bacheche per i progetti più disparati e personalizzarsi attraverso vari elementi quali aggiungere allegati, commenti, scadenze, etc. La funzionalità è massima in quanto permette di mantenere tutto sotto controllo;
• semplicità d’uso: l’app vanta un’interfaccia intuitiva ed un approccio visivo che rende l’organizzazione immediata e comprensibile e, di conseguenza, l’accesso a tutti indipendentemente dal livello di competenze informatiche;
• versatilità: oltre a gestire progetti lavorativi, lo strumento consente di organizzare ogni altro aspetto della vita che necessiti di ordine e pianificazione, ad esempio viaggi, lista della spesa, etc;
• collaborazione efficace con il team: Trello favorisce una comunicazione è fluida e trasparente, promuovendo un lavoro di squadra sinergico in cui si possono suddividere i compiti, tenere discussioni e monitorare i progressi in tempo reale;
• motivazione, produttività e concentrazione sui propri obiettivi. Visualizzare i progressi compiuti e le attività completate dà una grande soddisfazione e spinge a fare sempre meglio.

Best practices

Per utilizzare Trello in modo ottimale si consiglia di:

• sfruttare i modelli preimpostati: risparmiare tempo utilizzando un modello con bacheche pre-strutturate a disposizione dalla vasta galleria dell’app;
• automatizzare i compiti ripetitivi: ad oggi, esiste la possibilità di creare regole che attivano azioni specifiche quando vengono soddisfatte determinate condizioni;
• utilizzare le checklist: nei compiti che comportano più fasi risultano molto utili per suddividere il lavoro e assicurasi che nulla venga trascurato;
• archiviare i compiti completati: eliminare ciò che si è terminato ed eliminare schede che non sono più necessarie permette di mantenere la bacheca ordinata e libera da ingombri;
• usare le etichette in modo saggio: creare un sistema, ad esempio a colore, per distinguere i tipi di compiti, i livelli di priorità e le fasi del progetto;
• interagire con i commenti, perfetti per fornire aggiornamenti e allegare file o link da condividere con i membri del team;
• personalizzare le notifiche: regolare le impostazioni per rimanere informato sugli aggiornamenti senza essere sopraffatto dagli avvisi.

Come abbiamo visto insieme, alla luce delle sue funzionalità, Trello rappresenta una valida opzione per ottimizzare la gestione del lavoro in quanto offre agli utenti la possibilità di organizzare molteplici progetti e condividerli in team.