To do list vincente: come crearla per massimizzare la produttivitu00e0

Avere una u201cto do listu201d vincente u00e8 uno tra gli strumenti essenziali in campo produttivitu00e0, sia lavorativa sia personale.

Scopriamo insieme come creare la lista delle attivitu00e0 perfetta!

To do list: cosu2019u00e8 e come organizzarla in modo ottimale

Una u201cTo do listu201d u00e8 definibile in quanto elenco di compiti da completare in un determinato arco temporale.

Lo strumento risulta di estrema utilitu00e0 per:

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• organizzarsi al meglio;
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• non dimenticare nulla di importante;
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• tenere traccia di tutte le attivitu00e0 quotidiane;
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• organizzare i compiti del lavoro o della scuola;
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• pianificare i progetti a lungo termine.
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Ad oggi u00e8 possibile creare una to do list digitale. Sul mercato infatti sono presenti varie app per la gestione delle attivitu00e0.

Esistono diverse modalitu00e0 per utilizzare la to do list in modo ottimale.
nTra le tecniche migliori quella che consiste nel:

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• suddividere le attivitu00e0 in categorie (ad esempio lavoro, casa, tempo libero, etc):
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• segnare le attivitu00e0 completate per avere una visibilitu00e0 sui progressi;
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• essere realistici sulla quantitu00e0 di attivitu00e0 che si possono completare in un determinato arco di tempo;
  nnon sovraccaricarsi di impegni.
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Una to do list che supporti realmente nel portare a termine le attivitu00e0 nel miglior modo possibile richiede alcuni passaggi chiave. Per farlo u00e8 necessario porsi le giuste domande, cercare di capire cosa u00e8 importante ed urgente. Il focus deve essere sia sulle azioni da svolgere sia sul modo con cui si vuole farle.

Grazie alla to do list infatti u00e8 possibile svolgere alcune task in maniera super efficiente, altre in modo rilassato e altre in modo meticoloso.

Come creare una to do list vincente

Alcuni consigli per creare una to do list davvero vincente sono:

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• suddividere le attivitu00e0 in categorie per organizzare meglio i compiti ed evitare di sovraccaricarsi. Ad esempio, lavoro casa e tempo libero. Risulta molto utile utilizzare app digitali che permettono di includere dei tag. Gli stessi filtrano i vari impegni e permettono di capire su cosa u00e8 necessario focalizzarsi;
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• dare prioritu00e0 diverse alle differenti attivitu00e0. E quindi segnalare le attivitu00e0 piu00f9 urgenti in modo da completarle per prime;
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• essere realistici: non pianificare troppe attivitu00e0 per una quantitu00e0 di tempo ridotta. In questo modo si rischia infatti di sentirsi sopraffatti e non riuscire a completare nulla. Cercare di trovare 3 attivitu00e0 fondamentali e mettere la spunta una volta completate;
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• utilizzare una lista di controllo per tenere traccia delle attivitu00e0 completate e fare un bilancio dei progressi;
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• essere flessibili: non essere troppo rigidi nel rispetto della to do list ma modificarla in base alle esigenze. Gli imprevisti capitano;
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• stilare la lista in modo semplice: piu00f9 lu2019elenco u00e8 snello, maggiori sono le probabilitu00e0 di portare a termine le attivitu00e0 da fare;
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• dare le giuste prioritu00e0: chiedersi sempre perchu00e9 una task sia necessaria. La risposta deve essere chiara e immediata. Se non lo u00e8 probabilmente significa che il compito da svolgere non u00e8 urgente;
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• valutare le conseguenze: se non si riesce a trovare un impatto a lungo termine si puu00f2 procedere con lu2019impegno successivo.
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La matrice delle prioritu00e0

Uno strumento fondamentale per ottimizzare la to do list u00e8 la matrice delle prioritu00e0.

La matrice si divide in 4 quadranti, ognuno con il suo titolo. Ogni quadrante u00e8 dotato di due tag, che servono a comprendere quali attivitu00e0 vanno inserite allu2019interno.

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• attivitu00e0 prioritarie: inserire attivitu00e0 che si possono fare solo personalmente, e quindi senza delega. E quelle che hanno una data di scadenza imminente. Queste sono le attivitu00e0 piu00f9 importanti in assoluto. In questo quadrante dovrebbe andare solo un 20% di task;
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• quadrante pianifica: qui vanno inserite attivitu00e0 importanti ed essenziali, ma senza data di scadenza imminente. Queste attivitu00e0 si possono organizzare per ottimizzare il flusso di lavoro in maniera efficiente ed efficace;
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• attivitu00e0 da delegare: nonostante sia uno dei quadranti piu00f9 sottovalutati e iin realtu00e0 fondamentale per la produttivitu00e0 qualitativa. Qui vanno inserite le attivitu00e0 urgenti ma non importanti. E quindi attivitu00e0 che non u00e8 necessario necessario svolgere in prima persona. Queste task portano valore e benefici, ma possono essere tranquillamente delegate. Ad oggi esiste anche la possibilitu00e0 utilizzare robot, software o assistenti online per portarle a compimento;
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• quadrante elimina: permette di ragionare su cosa u00e8 essenziale e cosa invece u00e8 superfluo. Ad esempio attivitu00e0 non importanti, non urgenti e con pochi benefici. Eliminando il superfluo u00e8 possibile concentrasi di piu00f9 su ciu00f2 che conta realmente, e svolgerlo con una qualitu00e0 maggiore.
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Attivitu00e0 importanti vs urgenti

Non tutte le attivitu00e0 sono uguali: alcune sono importanti, altre urgenti. Comprendere la distinzione tra queste due tipologie di tasks fa la differenza quando si vuole creare una to do list efficace.

Le attivitu00e0 importanti sono caratterizzate da un forte valore e sono per lo piu00f9 azioni da svolgere fondamentali per il proprio lavoro, ruolo o attivitu00e0. Sono inoltre azioni che si possono svolgere esclusivamente in prima persona. Questo perchu00e9 magari si hanno le competenze necessarie o perchu00e9 ci riguardano in prima persona

Le attivitu00e0 urgenti invece, sono caratterizzate da una data di scadenza nel breve periodo. Generalmente si considera come urgente ciu00f2 che u00e8 inserito in un arco temporale da uno a tre giorni. In realtu00e0 questa variabile u00e8 personale. Sta a ciascuno di noi decidere quanto tempo debba intercorrere fino alla data di scadenza per essere definito urgente.

Al contrario, tra le attivitu00e0 non urgenti si possono inserire tasks con scadenza tra 4 e sette giorni o compiti che prima o poi u00e8 necessario svolgere. Le scadenze non devono per forza essere imposte dallu2019esterno, ma anche da noi stessi.
nSe ad esempio unu2019attivitu00e0 impedisce di progredire con i propri progetti, u00e8 bene considerarla urgente e dargli una data di scadenza a breve termine.

Seguendo questi consigli u00e8 possibile creare una to do list vincente e ottimizzare i livelli di produttivitu00e0 in breve tempo!