Come applicare i 5 perché per risolvere problemi complessi

Nel momento in cui si verifica un problema imprevisto, uno dei metodi per risolverlo a livello profondo è quello dei 5 perché. È vero che la tendenza, soprattutto nel mondo del lavoro, è sempre quella di risolvere la problematica nel più breve tempo possibile. Tuttavia, questa tendenza può portare a soluzioni solo temporanee. Insomma, l’errore ricorrente, in questo modo, è dietro l’angolo.

Al contrario, applicando i cinque perché si potranno evidenziare le cause profonde del problema, soprattutto se questo è complesso. In questo modo, in futuro, si eviterà il ripresentarsi dell’errore, dato che si agirà sulle sue cause profonde una volta per tutte. In questa guida analizzeremo il modello dei 5 perché, il suo funzionamento e come applicarlo per evitare fallimenti ed errori che si ripetono.

Cos’è il metodo dei 5 perché

Il metodo dei 5 perché può essere definito come una tecnica interrogativa iterativa. Il metodo prevede di esplorare un problema in dettaglio, analizzandone le relazioni causa-effetto. L’analisi porterà ad individuare nettamente la causa principale dei problemi, anche nel caso in cui questi siano estremamente complessi. Il tutto, ripetendo varie volte una semplice domanda: perché?

La prima domanda condurrà alla seconda, e così anche per le successive. È stato ipotizzato che i perché necessarie per arrivare a comprendere il problema la domanda deve essere posta almeno 5 volte. Tuttavia, non è escluso che possano servire più di cinque perché per risolvere l’errore.
Molto spesso, applicare il metodo permette di arrivare ad una radice del problema che, rispetto allo stadio iniziale, è totalmente inaspettata.

Cinque perché: le origini

Quanto all’origine del metodo dei 5 perché, la tecnica nacque nelle aziende della Toyota Motor Corporation. Sakichi Toyota arrivò a sviluppare la tecnica mentre cercava di migliorare i suoi metodi di produzione. Ancora oggi, il metodo dei cinque perché viene presentato ai dipendenti nel training per entrare in azienda. È dunque una parte fondamentale del sistema produttivo della nota azienda automobilistica.
Dalla sua prima teorizzazione in Toyota, poi, il metodo venne introdotto anche all’interno di altre società, come Lean Manufacturing, Kaizen e Six Sigma.

Altre aziende, invece, lo hanno modificato, applicandolo ma riducendo il numero dei perché.

Qualunque sia la sua effettiva modalità di applicazione, il metodo dei cinque perché deve comunque basarsi su una decisione informata. È necessario, cioè, analizzare le cause principali come base del processo decisionale. La decisione, in sostanza, deve derivare da una profonda analisi di quanto sta accadendo effettivamente.

Dalla teoria alla pratica: come applicare il metodo

Ora che abbiamo analizzato il metodo dei 5 perché e i suoi aspetti puramente teorici, cerchiamo di comprendere come applicarlo in pratica. Gli step fondamentali sono i seguenti:

• formazione del team
• definizione del problema
• i perché
• passaggio all’azione.

La formazione del team

Il primo step per implementare i 5 perché prevede la formazione del team di lavoro. Di solito, è preferibile richiedere l’apporto di lavoratori appartenenti in reparti diversi, coinvolti nel medesimo problema. I lavoratori scelti dovranno avere una certa dimestichezza con il processo sotto analisi. Inoltre, ciascun membro del team sarà chiamato a dare il proprio apporto e a condividere il proprio punto di vista sul problema.

Solo la partecipazione di più persone coinvolte consentirà di raccogliere tutti i dati necessari per quella che sarà la decisione finale.

Metodo 5 perché: la definizione del problema

Una volta selezionato il team, il secondo passo della tecnica dei cinque perché prevede una discussione tra i vari elementi. Da questa discussione, si individuerà meglio il problema e lo si studierà. Questo passaggio del metodo dei 5 perché potrebbe durare anche molto tempo: non sempre è facile mantenere il focus della discussione.

I 5 perché

Nella terza fase si entrerà nel cuore del metodo dei 5 perché. Si tratta infatti dello step durante il quale ci si interroga sul problema. In questa fase, è molto importante che il leader del team sia stato designato in maniera inequivocabile. Al leader spetta infatti il compito di fare domande e di mantenere il focus. La domanda “perché” dovrà essere posta fino a quando la causa principale del problema non verrà definitivamente individuata.

Attenzione, tuttavia, a non esagerare: domandarsi troppe volte perché potrebbe infatti apportare troppo suggerimenti, talvolta poco utili. Non bisognerà quindi perdere di vista la causa principale del problema, che è il vero e unico obiettivo della discussione.
Non bisogna poi escludere a priori che possano esistere più cause. Talvolta, applicando il metodo, ci si rende conto che il problema non deriva da una sola causa o da un solo errore, ma da diversi problemi organizzativi.

Passaggio all’azione

Infine, l’ultima fase della tecnica dei 5 perché è quella operativa. Una volta evidenziato il problema (o i problemi) alla radice, bisognerà apportare le dovute correzioni. In questa fase, tutti i membri del team scelto inizialmente dovranno collaborare sia per trovare la soluzione che per applicarla fattivamente.

La soluzione, ovviamente, dovrà essere atta a proteggere il lavoro anche da errori futuri simili. E il lavoro non termina qui: dopo aver implementato le azioni correttive, il team dovrebbe nuovamente riunirsi per trarre le conclusioni. Dovrà cioè verificare se, effettivamente, la soluzione ha dato i risultati sperati.
Potrebbe anche accadere il contrario: in questi casi, l’intero processo andrà replicato dall’inizio per trovare la soluzione corretta al problema.

I limiti del metodo

Il metodo dei 5 perché è un modello potente, che permette di arrivare alla radice dei problemi complessi. Tuttavia, negli anni sono stati evidenziati anche numerosi limiti della tecnica.

Innanzitutto, il metodo in teoria è molto semplice, ma la sua applicazione nella pratica evidenzia subito le criticità. È vero, infatti, che chiedere “perché” è molto facile. Tuttavia, spesso la risposta alla domanda non solo richiede tecniche e metodi, ma anche un accentuato spirito critico.
C’è poi la tendenza, in ambito aziendale, ad attribuire immediatamente la colpa a fattori esterni o a persone.

Inoltre, quando viene applicato, spesso ci si ferma ai sintomi anziché alla causa reale. Infine, il metodo dei 5 perché non fornisce l’effettiva risoluzione del problema. Deve essere concepito semplicemente per quel che è: un modello per identificare le origini di una problematica.