To do list vincente: come crearla per massimizzare la produttività

Avere una “to do list” vincente è uno tra gli strumenti essenziali in campo produttività, sia lavorativa sia personale.

Scopriamo insieme come creare la lista delle attività perfetta!

To do list: cos’è e come organizzarla in modo ottimale

Una “To do list” è definibile in quanto elenco di compiti da completare in un determinato arco temporale.

Lo strumento risulta di estrema utilità per:

• organizzarsi al meglio;
• non dimenticare nulla di importante;
• tenere traccia di tutte le attività quotidiane;
• organizzare i compiti del lavoro o della scuola;
• pianificare i progetti a lungo termine.

Ad oggi è possibile creare una to do list digitale. Sul mercato infatti sono presenti varie app per la gestione delle attività.

Esistono diverse modalità per utilizzare la to do list in modo ottimale.
Tra le tecniche migliori quella che consiste nel:

• suddividere le attività in categorie (ad esempio lavoro, casa, tempo libero, etc):
• segnare le attività completate per avere una visibilità sui progressi;
• essere realistici sulla quantità di attività che si possono completare in un determinato arco di tempo;
  non sovraccaricarsi di impegni.

Una to do list che supporti realmente nel portare a termine le attività nel miglior modo possibile richiede alcuni passaggi chiave. Per farlo è necessario porsi le giuste domande, cercare di capire cosa è importante ed urgente. Il focus deve essere sia sulle azioni da svolgere sia sul modo con cui si vuole farle.

Grazie alla to do list infatti è possibile svolgere alcune task in maniera super efficiente, altre in modo rilassato e altre in modo meticoloso.

Come creare una to do list vincente

Alcuni consigli per creare una to do list davvero vincente sono:

• suddividere le attività in categorie per organizzare meglio i compiti ed evitare di sovraccaricarsi. Ad esempio, lavoro casa e tempo libero. Risulta molto utile utilizzare app digitali che permettono di includere dei tag. Gli stessi filtrano i vari impegni e permettono di capire su cosa è necessario focalizzarsi;
• dare priorità diverse alle differenti attività. E quindi segnalare le attività più urgenti in modo da completarle per prime;
• essere realistici: non pianificare troppe attività per una quantità di tempo ridotta. In questo modo si rischia infatti di sentirsi sopraffatti e non riuscire a completare nulla. Cercare di trovare 3 attività fondamentali e mettere la spunta una volta completate;
• utilizzare una lista di controllo per tenere traccia delle attività completate e fare un bilancio dei progressi;
• essere flessibili: non essere troppo rigidi nel rispetto della to do list ma modificarla in base alle esigenze. Gli imprevisti capitano;
• stilare la lista in modo semplice: più l’elenco è snello, maggiori sono le probabilità di portare a termine le attività da fare;
• dare le giuste priorità: chiedersi sempre perché una task sia necessaria. La risposta deve essere chiara e immediata. Se non lo è probabilmente significa che il compito da svolgere non è urgente;
• valutare le conseguenze: se non si riesce a trovare un impatto a lungo termine si può procedere con l’impegno successivo.

La matrice delle priorità

Uno strumento fondamentale per ottimizzare la to do list è la matrice delle priorità.

La matrice si divide in 4 quadranti, ognuno con il suo titolo. Ogni quadrante è dotato di due tag, che servono a comprendere quali attività vanno inserite all’interno.

• attività prioritarie: inserire attività che si possono fare solo personalmente, e quindi senza delega. E quelle che hanno una data di scadenza imminente. Queste sono le attività più importanti in assoluto. In questo quadrante dovrebbe andare solo un 20% di task;
• quadrante pianifica: qui vanno inserite attività importanti ed essenziali, ma senza data di scadenza imminente. Queste attività si possono organizzare per ottimizzare il flusso di lavoro in maniera efficiente ed efficace;
• attività da delegare: nonostante sia uno dei quadranti più sottovalutati e iin realtà fondamentale per la produttività qualitativa. Qui vanno inserite le attività urgenti ma non importanti. E quindi attività che non è necessario necessario svolgere in prima persona. Queste task portano valore e benefici, ma possono essere tranquillamente delegate. Ad oggi esiste anche la possibilità utilizzare robot, software o assistenti online per portarle a compimento;
• quadrante elimina: permette di ragionare su cosa è essenziale e cosa invece è superfluo. Ad esempio attività non importanti, non urgenti e con pochi benefici. Eliminando il superfluo è possibile concentrasi di più su ciò che conta realmente, e svolgerlo con una qualità maggiore.

Attività importanti vs urgenti

Non tutte le attività sono uguali: alcune sono importanti, altre urgenti. Comprendere la distinzione tra queste due tipologie di tasks fa la differenza quando si vuole creare una to do list efficace.

Le attività importanti sono caratterizzate da un forte valore e sono per lo più azioni da svolgere fondamentali per il proprio lavoro, ruolo o attività. Sono inoltre azioni che si possono svolgere esclusivamente in prima persona. Questo perché magari si hanno le competenze necessarie o perché ci riguardano in prima persona

Le attività urgenti invece, sono caratterizzate da una data di scadenza nel breve periodo. Generalmente si considera come urgente ciò che è inserito in un arco temporale da uno a tre giorni. In realtà questa variabile è personale. Sta a ciascuno di noi decidere quanto tempo debba intercorrere fino alla data di scadenza per essere definito urgente.

Al contrario, tra le attività non urgenti si possono inserire tasks con scadenza tra 4 e sette giorni o compiti che prima o poi è necessario svolgere. Le scadenze non devono per forza essere imposte dall’esterno, ma anche da noi stessi.
Se ad esempio un’attività impedisce di progredire con i propri progetti, è bene considerarla urgente e dargli una data di scadenza a breve termine.

Seguendo questi consigli è possibile creare una to do list vincente e ottimizzare i livelli di produttività in breve tempo!